Prudence · Agent IA protection des données # RGPD de l’expert-comptable : mises à jour du registre des traitements préparées pour votre référent. Prudence est l’agent IA Memlia pour les tâches de protection des données de votre cabinet. Nous l’adaptons à vos outils et à vos validations, puis le déployons et le maintenons. Elle prépare les mises à jour du registre et les éléments de réponse. Votre cabinet tient ses registres ; le responsable de traitement ou son interlocuteur autorisé valide la réponse. [Confier une première tâche](https://memlia.fr/contact)[Voir ce que l’agent vous remet](https://memlia.fr/agents-ia/protection-donnees#livrables) Rejoué sur un dossier fictif Dossier fictif : le cabinet Alouette, cabinet inventé, demandes reçues en octobre 2026. Ce que la règle produit dans quatre situations | Cas joué | Sortie obtenue | Décision | | --- | --- | --- | | Salariée d’un client, identité vérifiée ; données dans la paie et la messagerie | Données retrouvées par traitement, éléments de réponse préparés pour l’employeur responsable du traitement, date limite suivie | Préparé | | Courriel de la même salariée qui cite aussi un collègue | Passages concernant le tiers isolés pour la décision du responsable de traitement ou de son interlocuteur autorisé | À valider | | Client particulier écrivant d’une adresse inconnue du dossier | Aucune recherche lancée. Motif : identité non vérifiée ; demande de justificatif préparée | Arrêt | | Société cliente qui demande « toutes ses données personnelles » | Aucune recherche lancée. Motif : le droit d’accès appartient aux personnes physiques ; note au référent | Arrêt | [Lire la règle et ses conditions d’arrêt](https://memlia.fr/agents-ia/protection-donnees#regle). ## Ce que Prudence vous remet. Des sorties à relire et à utiliser dans votre cabinet. La mise à jour du registre des traitements Après une tâche nouvelle : la ligne « collecte des variables de paie » complétée avec sa finalité, ses données, ses destinataires et sa durée. La réponse à la demande d’accès Pour une salariée inventée d’un client inventé : données retrouvées dans la paie et la messagerie, réponse rédigée, date limite posée. La revue des contrats de vos sous-traitants Chaque contrat repris clause par clause. ## Un agent du catalogue, adapté à vos tâches. 1. 01 ### Vous montrez le travail Nous parcourons une tâche courante et ses exceptions : documents reçus, outils ouverts, résultat attendu et décisions de votre équipe. 2. 02 ### Nous réglons l’agent Nous adaptons ses tâches, ses accès et ses formats à votre règle. Les essais sur dossiers fictifs vérifient les propositions et les conditions d’arrêt. 3. 03 ### Vous vérifiez, nous maintenons Votre équipe accepte le résultat avant sa mise en service. Nous suivons ensuite les évolutions des outils et de la règle, dans le périmètre convenu. ## Les tâches prises en charge. Préparer la mise à jour du registre des traitements Tâche par tâche, depuis vos outils : finalité, données, destinataires et durée de chaque traitement ; lignes changées signalées au référent. Préparer la réponse à une demande d’accès Données de la personne concernée retrouvées dans les outils listés au registre, réponse rédigée traitement par traitement, délai suivi. Préparer les autres demandes de droits Rectification, effacement, opposition : données en cause listées, obligations de conservation qui s’y opposent signalées. Revoir les contrats de sous-traitance Clauses que le RGPD exige d’un contrat de sous-traitance repérées dans chaque contrat, manques listés.[Détailler cette tâche](https://memlia.fr/blog/ia-comptabilite-confidentialite-donnees) Suivre les durées de conservation Données arrivées au terme de leur durée listées par dossier, suppression ou archivage proposés. Préparer le dossier d’un incident Faits, données et personnes concernées rassemblés ; projet de notification préparé pour la décision du responsable de traitement. Préparer l’analyse d’impact Trame remplie depuis le registre et la description du traitement, risques à apprécier listés.[Détailler cette tâche](https://memlia.fr/blog/ia-comptabilite-confidentialite-donnees) Préparer les mentions d’information Clause de la lettre de mission, politique de confidentialité, mentions des formulaires, relues à chaque tâche nouvelle.[Détailler cette tâche](https://memlia.fr/blog/ia-comptabilite-confidentialite-donnees) Préparer une copie pseudonymisée Noms et identifiants remplacés avant un essai ou un partage hors du cabinet ; la table de correspondance reste chez vous.[Détailler cette tâche](https://memlia.fr/blog/ia-comptabilite-confidentialite-donnees) Suivre les obligations liées à l’IA Outils d’IA du cabinet, données traitées, information des personnes et obligations du règlement européen sur l’IA pour un utilisateur, datées et sourcées. ### Dans vos outils Nous préparons le déploiement dans vos logiciels, avec les accès et les formats définis ensemble. - [Modèle de registre des traitements](https://memlia.fr/integrations#modele-de-registre-des-traitements) - [Microsoft Excel](https://memlia.fr/integrations#microsoft-excel) - [Microsoft SharePoint](https://memlia.fr/integrations#microsoft-sharepoint) - [Microsoft OneDrive](https://memlia.fr/integrations#microsoft-onedrive) - [Microsoft Outlook](https://memlia.fr/integrations#microsoft-outlook) - [Gmail](https://memlia.fr/integrations#gmail) - [Silae](https://memlia.fr/integrations#silae) Votre logiciel n’est pas listé ? Nous l’intégrons sur demande. [Toutes les compatibilités](https://memlia.fr/integrations) ## Les mêmes tâches. Une autre façon de les suivre. | Sans l’agent | Avec Prudence | | --- | --- | | Un registre écrit une fois, jamais relu | Un registre mis à jour à chaque tâche nouvelle, que le référent valide | | Une demande d’accès qui arrive sans que personne sache où chercher | Les données retrouvées outil par outil, que le référent relit | | Des contrats de sous-traitance jamais relus | Les clauses manquantes listées, que l’associé fait corriger | | Des données gardées faute de savoir quand les supprimer | Les durées échues listées, dont le cabinet décide la suppression | ## La règle écrite. Une demande d’accès d’une personne concernée, dont l’identité est vérifiée selon la règle du cabinet, déclenche la recherche de ses données dans les outils listés au registre, puis des éléments de réponse présentés traitement par traitement. Pour les traitements réalisés pour un client, ils sont destinés au responsable de traitement selon les instructions convenues ; le référent du cabinet ne répond directement que dans le périmètre autorisé. Une identité non vérifiée ou une demande venant d’une personne morale arrête la recherche ; un passage qui concerne aussi un tiers est isolé pour la décision du référent. ### Se prépare dans le périmètre configuré - Inventorier traitements, outils et sous-traitants - Retrouver les données d’une personne concernée - Rédiger les mises à jour du registre, les réponses, trames et mentions - Suivre délais et durées de conservation ### Attend votre validation - Chaque ligne du registre - Chaque réponse à une personne concernée - Chaque proposition de suppression - Chaque mention d’information ### Reste au cabinet - La décision du responsable de traitement et de la personne qu’il a désignée - L’appréciation d’un risque ou d’un incident - Toute notification - La désignation d’un délégué à la protection des données ### Ce qui arrête la tâche - Identité du demandeur non vérifiée. - Demande venant d’une personne morale, ou donnée qui concerne aussi un tiers. - Traitement absent du registre, ou sous-traitant sans contrat. ### Ce qui ne part jamais sans vous - **La réponse à une personne concernée :** envoyée par le responsable de traitement ou par son interlocuteur autorisé. - **La notification d’un incident :** décidée et faite par le responsable de traitement. - **La suppression de données :** faite par votre cabinet, après décision. - **La mise à jour du registre des traitements :** validée par votre référent. ## Utiles avant ou après. Chaque métier garde ses tâches et sa règle. Ces agents peuvent préparer la suite. - ### Octavie [Vie du cabinet Agent IA Memlia Octavie Informatique et outils Relie vos logiciels, contrôle chaque import et prépare accès, sauvegardes et migrations ; votre administrateur applique. Découvrir Octavie](https://memlia.fr/integrations) - ### Raphaël [Vie du cabinet Agent IA Memlia Raphaël RH du cabinet Prépare les documents RH de votre équipe, de l’annonce à la synthèse de rémunération ; les décisions sur les personnes restent à vous. Découvrir Raphaël](https://memlia.fr/agents-ia/rh-cabinet) - ### Victoire [Relation client Agent IA Memlia Victoire Commercial Prépare propositions, entrée en relation et lettres de mission ; l’acceptation du client et la vigilance restent à votre cabinet. Découvrir Victoire](https://memlia.fr/agents-ia/commercial) [Derrière ces agents, notre méthode](https://memlia.fr/methode) ## Avant de confier cette tâche. Prudence remplace-t-elle votre délégué à la protection des données ? Notre agent IA n’est pas votre délégué à la protection des données : il prépare, la personne que vous avez désignée décide. [Le registre reste celui que tient votre cabinet](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679). Votre cabinet doit-il désigner un délégué ? [Désigner un DPO dépend de vos traitements](https://www.cnil.fr/sites/cnil/files/atoms/files/guide_pratique_rgpd_-_delegues_a_la_protection_des_donnees.pdf) : votre cabinet en juge ; la CNIL le recommande même lorsqu’il n’est pas obligatoire. Prudence rassemble les éléments qui éclairent ce choix. Qui peut demander l’accès à ses données ? [Les personnes physiques concernées](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679) : clients particuliers, salariés de vos clients, collaborateurs. Une société cliente n’exerce pas ce droit pour elle-même. Nous identifions d’abord le rôle du cabinet. Pour les traitements réalisés pour un client, les éléments sont préparés pour son responsable de traitement, selon les instructions convenues. Votre référent ne répond directement que dans le périmètre autorisé. Quel est le délai de réponse ? [Le délai légal court dès la réception](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679) : un mois, prolongeable de deux mois dans les cas prévus, en informant la personne. Prudence pose la date au calendrier dès que la demande arrive. Comment vos données sont-elles traitées pendant la tâche ? Fichiers lus en place, accès limités à la tâche, jeu d’essai fictif avant tout vrai dossier. Le détail est sur la page Garanties. Faut-il changer d’outil pour le registre ? Ce que votre logiciel fait déjà, nous ne le refaisons pas : nous prenons ce qu’il laisse. Le registre peut rester dans le modèle de la CNIL ou dans votre tableur ; nous en préparons la mise à jour. ## Par quelle tâche commencer ? Vous payez une tâche prise en charge, pas des sièges. Le devis précise le déploiement, les adaptations et la maintenance selon la complexité du besoin. - [Préparer la mise à jour du registre des traitements](https://memlia.fr/contact) - [Préparer la réponse à une demande d’accès](https://memlia.fr/contact) - [Revoir les contrats de sous-traitance](https://memlia.fr/contact) [Confier une première tâche](https://memlia.fr/contact) Rien à envoyer : la description suffit. [Tous les agents IA](https://memlia.fr/agents-ia)