Figurine Memlia de Prudence, protection des données.

Prudence · Agent IA protection des données

RGPD de l’expert-comptable : mises à jour du registre des traitements préparées pour votre référent.

Prudence est l’agent IA Memlia pour les tâches de protection des données de votre cabinet. Nous l’adaptons à vos outils et à vos validations, puis le déployons et le maintenons. Elle prépare les mises à jour du registre et les éléments de réponse. Votre cabinet tient ses registres ; le responsable de traitement ou son interlocuteur autorisé valide la réponse.

Confier une première tâche Voir ce que l’agent vous remet

Rejoué sur un dossier fictif

Dossier fictif : le cabinet Alouette, cabinet inventé, demandes reçues en octobre 2026.

Ce que la règle produit dans quatre situations
Cas joué	Sortie obtenue	Décision
Salariée d’un client, identité vérifiée ; données dans la paie et la messagerie	Données retrouvées par traitement, éléments de réponse préparés pour l’employeur responsable du traitement, date limite suivie	Préparé
Courriel de la même salariée qui cite aussi un collègue	Passages concernant le tiers isolés pour la décision du responsable de traitement ou de son interlocuteur autorisé	À valider
Client particulier écrivant d’une adresse inconnue du dossier	Aucune recherche lancée. Motif : identité non vérifiée ; demande de justificatif préparée	Arrêt
Société cliente qui demande « toutes ses données personnelles »	Aucune recherche lancée. Motif : le droit d’accès appartient aux personnes physiques ; note au référent	Arrêt

Lire la règle et ses conditions d’arrêt.

Ce que Prudence vous remet.

Des sorties à relire et à utiliser dans votre cabinet.

La mise à jour du registre des traitements: Après une tâche nouvelle : la ligne « collecte des variables de paie » complétée avec sa finalité, ses données, ses destinataires et sa durée.
La réponse à la demande d’accès: Pour une salariée inventée d’un client inventé : données retrouvées dans la paie et la messagerie, réponse rédigée, date limite posée.
La revue des contrats de vos sous-traitants: Chaque contrat repris clause par clause.

Un agent du catalogue, adapté à vos tâches.

01
Vous montrez le travail
Nous parcourons une tâche courante et ses exceptions : documents reçus, outils ouverts, résultat attendu et décisions de votre équipe.
02
Nous réglons l’agent
Nous adaptons ses tâches, ses accès et ses formats à votre règle. Les essais sur dossiers fictifs vérifient les propositions et les conditions d’arrêt.
03
Vous vérifiez, nous maintenons
Votre équipe accepte le résultat avant sa mise en service. Nous suivons ensuite les évolutions des outils et de la règle, dans le périmètre convenu.

Les tâches prises en charge.

Préparer la mise à jour du registre des traitements: Tâche par tâche, depuis vos outils : finalité, données, destinataires et durée de chaque traitement ; lignes changées signalées au référent.
Préparer la réponse à une demande d’accès: Données de la personne concernée retrouvées dans les outils listés au registre, réponse rédigée traitement par traitement, délai suivi.
Préparer les autres demandes de droits: Rectification, effacement, opposition : données en cause listées, obligations de conservation qui s’y opposent signalées.
Revoir les contrats de sous-traitance: Clauses que le RGPD exige d’un contrat de sous-traitance repérées dans chaque contrat, manques listés.Détailler cette tâche
Suivre les durées de conservation: Données arrivées au terme de leur durée listées par dossier, suppression ou archivage proposés.
Préparer le dossier d’un incident: Faits, données et personnes concernées rassemblés ; projet de notification préparé pour la décision du responsable de traitement.
Préparer l’analyse d’impact: Trame remplie depuis le registre et la description du traitement, risques à apprécier listés.Détailler cette tâche
Préparer les mentions d’information: Clause de la lettre de mission, politique de confidentialité, mentions des formulaires, relues à chaque tâche nouvelle.Détailler cette tâche
Préparer une copie pseudonymisée: Noms et identifiants remplacés avant un essai ou un partage hors du cabinet ; la table de correspondance reste chez vous.Détailler cette tâche
Suivre les obligations liées à l’IA: Outils d’IA du cabinet, données traitées, information des personnes et obligations du règlement européen sur l’IA pour un utilisateur, datées et sourcées.

Les mêmes tâches. Une autre façon de les suivre.

Sans l’agent	Avec Prudence
Un registre écrit une fois, jamais relu	Un registre mis à jour à chaque tâche nouvelle, que le référent valide
Une demande d’accès qui arrive sans que personne sache où chercher	Les données retrouvées outil par outil, que le référent relit
Des contrats de sous-traitance jamais relus	Les clauses manquantes listées, que l’associé fait corriger
Des données gardées faute de savoir quand les supprimer	Les durées échues listées, dont le cabinet décide la suppression

La règle écrite.

Une demande d’accès d’une personne concernée, dont l’identité est vérifiée selon la règle du cabinet, déclenche la recherche de ses données dans les outils listés au registre, puis des éléments de réponse présentés traitement par traitement. Pour les traitements réalisés pour un client, ils sont destinés au responsable de traitement selon les instructions convenues ; le référent du cabinet ne répond directement que dans le périmètre autorisé. Une identité non vérifiée ou une demande venant d’une personne morale arrête la recherche ; un passage qui concerne aussi un tiers est isolé pour la décision du référent.

Se prépare dans le périmètre configuré

Inventorier traitements, outils et sous-traitants
Retrouver les données d’une personne concernée
Rédiger les mises à jour du registre, les réponses, trames et mentions
Suivre délais et durées de conservation

Attend votre validation

Chaque ligne du registre
Chaque réponse à une personne concernée
Chaque proposition de suppression
Chaque mention d’information

Reste au cabinet

La décision du responsable de traitement et de la personne qu’il a désignée
L’appréciation d’un risque ou d’un incident
Toute notification
La désignation d’un délégué à la protection des données

Ce qui arrête la tâche

Identité du demandeur non vérifiée.
Demande venant d’une personne morale, ou donnée qui concerne aussi un tiers.
Traitement absent du registre, ou sous-traitant sans contrat.

Ce qui ne part jamais sans vous

La réponse à une personne concernée : envoyée par le responsable de traitement ou par son interlocuteur autorisé.
La notification d’un incident : décidée et faite par le responsable de traitement.
La suppression de données : faite par votre cabinet, après décision.
La mise à jour du registre des traitements : validée par votre référent.

Utiles avant ou après.

Chaque métier garde ses tâches et sa règle. Ces agents peuvent préparer la suite.

Derrière ces agents, notre méthode

Avant de confier cette tâche.

Prudence remplace-t-elle votre délégué à la protection des données ?

Notre agent IA n’est pas votre délégué à la protection des données : il prépare, la personne que vous avez désignée décide. Le registre reste celui que tient votre cabinet.

Votre cabinet doit-il désigner un délégué ?

Désigner un DPO dépend de vos traitements : votre cabinet en juge ; la CNIL le recommande même lorsqu’il n’est pas obligatoire. Prudence rassemble les éléments qui éclairent ce choix.

Qui peut demander l’accès à ses données ?

Les personnes physiques concernées : clients particuliers, salariés de vos clients, collaborateurs. Une société cliente n’exerce pas ce droit pour elle-même. Nous identifions d’abord le rôle du cabinet. Pour les traitements réalisés pour un client, les éléments sont préparés pour son responsable de traitement, selon les instructions convenues. Votre référent ne répond directement que dans le périmètre autorisé.

Quel est le délai de réponse ?

Le délai légal court dès la réception : un mois, prolongeable de deux mois dans les cas prévus, en informant la personne. Prudence pose la date au calendrier dès que la demande arrive.

Comment vos données sont-elles traitées pendant la tâche ?

Fichiers lus en place, accès limités à la tâche, jeu d’essai fictif avant tout vrai dossier. Le détail est sur la page Garanties.

Faut-il changer d’outil pour le registre ?

Ce que votre logiciel fait déjà, nous ne le refaisons pas : nous prenons ce qu’il laisse. Le registre peut rester dans le modèle de la CNIL ou dans votre tableur ; nous en préparons la mise à jour.

Par quelle tâche commencer ?

Vous payez une tâche prise en charge, pas des sièges. Le devis précise le déploiement, les adaptations et la maintenance selon la complexité du besoin.

Confier une première tâche

Rien à envoyer : la description suffit.

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