Règlement européen sur la protection des données, chapitre 2 : principes
Cette source borne la minimisation des données. Elle ne prouve ni une certification ni une conformité générale de Memlia.
Le service
Automatisation pour cabinet comptable : votre règle écrite, dans vos outils.
Nous prenons une tâche répétitive entière, de l’observation à la maintenance, dans les outils que vos équipes utilisent déjà. La règle est écrite avec le cabinet ; votre équipe garde chaque décision.
Par Kevin Kitanga publié le mis à jour le
Le geste que quelqu’un refait chaque mois
Recopier des montants d’un export vers un classeur. Réclamer les mêmes pièces aux mêmes clients. Comparer deux états qui devraient concorder. Le geste est maîtrisé, il revient chaque mois, et il prend le temps de la personne la plus qualifiée pour autre chose.
Ce n’est ni un problème de compétence ni un outil qui manque. C’est un savoir-faire qui vit dans la tête d’un collaborateur et dans les habitudes du cabinet, que personne n’a écrit, et qui part le jour où il part.
Pour une première règle concrète, vous pouvez confier la préparation de la saisie comptable sans céder la validation des écritures.
La règle écrite, de la frontière au jeu d’essai
Nous transformons le savoir-faire du cabinet en une règle relisible, puis en automatisation dans vos outils. Quatre parties ne changent jamais.
La frontière
Trois colonnes fixent ce qui se prépare seul, ce qui attend une validation et ce qui reste humain.
La proposition
L’automatisation prépare le résultat et le présente. Ce que le cabinet saisit ne se touche jamais.
L’arrêt
Une donnée manque, le cas sort de la règle ou deux lectures restent possibles : le traitement s’arrête et nomme le doute.
Le jeu d’essai
Les cas qui doivent aboutir et ceux qui doivent échouer sont rejoués sur des données fictives avant la recette.
Que garde le cabinet quand une tâche est automatisée ?
La décision. Toujours.
Une proposition qui vous semble juste se valide. Une proposition qui vous surprend s’examine. Et lorsque la règle ne tranche pas — une donnée manque, une exception n’était pas prévue, deux lectures sont possibles — l’automatisation s’arrête et vous le dit, plutôt que d’écrire quelque chose de faux.
Cette frontière reste visible lorsque vous choisissez de confier la préparation du rapprochement bancaire : les appariements se proposent, les écarts restent à décider.
C’est le point sur lequel nous ne transigeons pas. Une automatisation qui décide seule dans le doute est plus coûteuse que le geste manuel qu’elle remplace.
Comment savoir si une tâche est prête à être automatisée ?
Quatre points, sur vos fichiers réels, pas sur la théorie du logiciel.
Cette qualification est un travail, pas une formalité. Elle décide si la tâche est automatisable, et à quel coût.
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Les formats réels
Pas le format théorique de votre logiciel, celui de vos fichiers.
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Les accès
Ce que l’automatisation doit lire, ce qu’elle peut écrire, et où s’arrête son périmètre.
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Les cas limites
Le dossier atypique, le mois particulier, la reprise d’un exercice. Ce sont eux qui font échouer une automatisation naïve.
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L’environnement
La version de vos outils, les postes concernés, qui utilisera quoi.
Un justificatif manquant montre immédiatement pourquoi ce cadrage compte lorsque vous choisissez de confier le traitement répétitif des notes de frais.
Que livre Memlia pour une tâche automatisée ?
Un périmètre écrit, des critères de recette, et une automatisation qui les satisfait sur vos fichiers.
Après les essais fictifs, la recette se joue dans l’environnement autorisé du cabinet, sur les cas et fichiers convenus : ceux qui doivent aboutir, et ceux qui doivent échouer. Un refus attendu qui ne se produit pas est un défaut au même titre qu’un résultat faux.
La maintenance se traite au contrat, pas en supplément implicite : vos règles évoluent, vos formats aussi.
Ce que nous savons écrire
Production comptable, paie et social, portefeuille et échéances, facturation et recouvrement, juridique et fiscal, administratif, ressources humaines, données et outils : soixante familles de tâches, douze pôles, une frontière par tâche. L’audit légal est listé dans la carte, mais n’est pas ouvert à la prise en charge. Une règle écrite se construit en automatisation après vérification des accès, des formats et des cas couverts. Lire la carte des tâches.
Dans le pôle social, vous pouvez confier un geste répétitif autour de la paie tout en laissant chaque correction et chaque décision aux gestionnaires.
Pour vérifier une formule précise avant de la transposer à une règle de cabinet, le calculateur de marge commerciale rejoue sur deux montants HT fictifs la marge, le taux de marge et le taux de marque, sans produire de conseil de prix.
Pour rendre un plan annuel contrôlable avant toute reprise dans un dossier, le calculateur d’amortissement comptable affiche la base, le prorata, la dotation et la valeur nette de chaque exercice.
Vous payez une tâche prise en charge, pas des sièges.
Le devis dépend de la complexité de la tâche : règles à appliquer, formats à traiter, exceptions et contraintes de votre environnement. Il précise le périmètre, les critères de recette et les conditions de maintenance. Il n’est jamais multiplié par le nombre de postes.
Faut-il changer d’outil pour automatiser une tâche ?
Un classeur, un export ou un logiciel métier peut être le point de départ. Nous vérifions les formats et les accès avant de nous engager, et nous vous disons ce qui se branche. Nous ne promettons rien que nous n’ayons vérifié.
La même vérification précède le choix de confier le flux des factures fournisseurs : réception, proposition et exceptions doivent rester lisibles dans le circuit existant.
Pour aller plus loin
La carte des tâches, deux méthodes publiées, et nos engagements.
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La carte des tâches automatisables d’un cabinet : douze pôles, soixante familles, une frontière par tâche.
Lire la carte -
Contrôler les bulletins de paie avant la DSN : une liste de contrôles à rejouer chaque mois.
Lire les contrôles avant la DSN -
Suivre la production sociale dans Excel sans surveiller les personnes.
Lire le suivi de production sociale -
Après une saisie automatisée, six contrôles restent à faire : lesquels, et pourquoi.
Lire les contrôles après la saisie -
Lire un compte rendu métier DSN et ses anomalies, retour par retour.
Lire la méthode des retours DSN -
Nos engagements, écrits avant de commencer.
Nos garanties
Références publiques
Sources
Les liens ci-dessous portent les repères publics cités dans la page. Leur portée est résumée au même endroit.
Décrivez le geste qui revient.
Nous regardons ensemble s’il se cadre, ce qu’il faudrait pour le prendre en charge, et à quel prix. Rien à envoyer, aucun engagement.
- Le geste : ce que quelqu’un refait chaque mois.
- Les outils : d’où viennent les fichiers, où va le résultat.
- Le résultat attendu : ce qui devrait exister à la fin.