Automatisation du secrétariat juridique en cabinet comptable : les échéances hors outil

La tâche dans les mots du cabinet

« Quels dossiers attendent l’approbation ? Pour lesquels devons-nous rappeler le dépôt ? » Nous prenons en charge l’échéancier d’approbation et de dépôt du portefeuille seulement pour les dossiers dont ce suivi reste à la main hors du circuit de votre outil juridique.

Lexis PolyActe propose déjà la rédaction d’actes et le suivi des assemblées, avec Ubikap pour leur dématérialisation et LegalVision pour les formalités. ACD présente son partenariat avec VIKTA : génération d’actes, signatures électroniques, registres et formalités au guichet unique ; les données comptables et les documents circulent entre les outils. Captain Contrat et LegalPlace proposent aussi des services juridiques aux entreprises. Nous ne revendons pas ces gestes.

Avant de retenir une tâche, nous demandons le nom de votre outil juridique, son édition, ses options et comment il gère réellement les échéances et rappels du portefeuille. Si ce circuit couvre le besoin, nous ne construisons pas un deuxième suivi. Une fonction introuvable sur une page éditeur n’est pas une fonction absente.

La règle écrite

La frontière. Les dates sont qualifiées par le cabinet ; nous préparons uniquement le suivi et les rappels encore manuels hors du circuit couvert.

La proposition. Une ligne porte le dossier, l’exercice, l’échéance confirmée et sa référence. Pour un dépôt à suivre, le brouillon indique cette date et demande le justificatif. Un dépôt annoncé sans justificatif ne devient jamais « déposé ». Un justificatif confirmé par l’équipe retire le rappel. Les notes du cabinet restent distinctes des propositions.

L’arrêt. Nous excluons le dossier déjà suivi par le circuit juridique du cabinet. La préparation s’arrête si sa couverture n’est pas vérifiée, si l’identité du dossier est ambiguë, si les dates divergent ou ne sont pas confirmées, ou si un dépôt est annoncé sans justificatif. Un rappel déjà prévu n’est pas doublé. Le destinataire doit être autorisé avant toute préparation de message.

Le jeu d’essai. Dix dossiers inventés éprouvent le suivi à partir de dates déjà validées : approbation attendue, dépôt à rappeler, circuit couvert, couverture inconnue, date absente, contradiction, dépôt annoncé sans justificatif, justificatif confirmé, rappel déjà prévu et destinataire non autorisé. Aucune date légale n’est calculée par ce test.

Rejoué sur le jeu fictif

Preuve locale : preuves/rejeu.json, exécutée le 2026-10-06. Le script produit des lignes et brouillons fictifs, sans modifier les entrées. Il ne calcule pas les échéances à partir des statuts, ne contrôle pas un justificatif réel, ne se connecte à aucun éditeur et n’envoie aucun message. La réception d’un justificatif ne vaut pas contrôle de conformité du dépôt.

Ce que nous prenons en charge

Nous observons le suivi du portefeuille et vérifions d’abord ce qui est couvert. Sur le reste, nous écrivons avec l’équipe les règles de dates, de priorités et d’arrêt, puis réunissons les échéances confirmées et préparons les rappels de dépôt à contrôler dans vos outils. Nous faisons tester le résultat par le cabinet, puis maintenons le périmètre retenu. Un dossier n’est pas éligible simplement parce qu’il utilise un autre outil.

Nous ne préparons pas les actes ni les dossiers documentaires à la place de votre logiciel juridique. La tâche reste le suivi annuel résiduel ; une création de société ou un changement de dirigeant relève d’une formalité ponctuelle différente.

Ce que le cabinet garde

Votre équipe détermine les sociétés concernées, les dates applicables, leur référence et les procédures particulières. Elle valide les lignes, les destinataires et les brouillons avant envoi. Les personnes habilitées gardent les résolutions, l’affectation du résultat, l’approbation, les signatures, la confidentialité et le dépôt.

Selon la fiche officielle Service Public, le non-dépôt expose le dirigeant à une amende pénale de 1 500 euros, portée à 3 000 euros en cas de récidive. Cette sanction n’est ni une pénalité calculée par notre suivi ni une conséquence automatique d’une date dépassée dans le jeu fictif. Le rappel ne se substitue pas à l’obligation ; nous ne promettons pas de faire éviter une amende.

Dans vos outils

Nous partons du suivi existant et des références d’échéances validées par le cabinet. Les éditions, options, exports et accès sont vérifiés avant engagement, y compris les rappels disponibles ou activables. Si votre outil suffit, nous gardons son circuit. Sinon, une ligne résiduelle et un brouillon restent séparés des notes humaines et des statuts officiels ; une connexion à un éditeur ne se présume pas.

La preuve

Le rejeu montre les deux sorties proposées et les exclusions ou arrêts évitant un doublon, une date inventée ou un faux dépôt. Notre méthode décrit les essais du cabinet sur son propre circuit. Nos garanties expliquent la place de la validation humaine.

La fiche officielle du dépôt des comptes annuels précise les circuits, délais et sanctions selon les situations ; chaque date reste à qualifier par le cabinet. Les fonctions de Cegid et Sage ne sont pas établies par notre recherche : nous les vérifions avec l’équipe au lieu de les présenter comme absentes.

Le prix

Vous payez une tâche prise en charge, pas des sièges. Le devis dépend des sources du portefeuille, des règles de suivi, des exceptions, des validations et de la maintenance. Le résultat convenu porte uniquement sur les échéances et rappels encore manuels hors du circuit couvert, sans génération d’actes, signature ni dépôt automatique.

Questions de décision

Notre outil suit déjà les assemblées et le dépôt : reste-t-il quelque chose à confier ?

Pas nécessairement. Nous vérifions votre offre, ses options et votre usage avant de choisir une tâche. Si le suivi et les rappels du portefeuille sont couverts, nous ne les reproduisons pas. Lexis PolyActe et le partenariat ACD–VIKTA montrent pourquoi cette vérification précède la proposition.

Le calendrier est-il calculé à partir de la forme de société ?

Non. Les dates et leurs références sont validées par le cabinet. Une date absente, non confirmée ou contradictoire arrête la préparation ; aucun délai uniforme n’est appliqué à toutes les sociétés.

Les rappels sont-ils envoyés sans contrôle ?

Non. Nous préparons un brouillon pour les seuls dossiers retenus. Le cabinet contrôle le destinataire, la date et le texte, puis décide de l’envoi. Un rappel déjà prévu ou un justificatif confirmé ne produit pas une nouvelle relance.

Un justificatif reçu certifie-t-il le dépôt ?

Non. Le suivi reflète une confirmation de l’équipe, pas un contrôle de conformité du guichet. Un dépôt annoncé reste à vérifier. L’approbation, la signature et le dépôt demeurent des actes humains.